ضوابط العمل في مركز الاتصالات من أهم النقاط الواجب اتباعها من قبل خدمات الدولة المتعددة، فهذه المراكز الخاصة بوزارة التعليم والأجهزة الأخرى تقدم الاستثمار والالتزامات الكبيرة تجاه معظم العملاء، لذلك تتجه الشركات الكبيرة للاستعانة بها، وتعتمد اعتمادًا كبيرًا على الخبرة الجيدة، وقامت بإنشاء المراكز المتعددة مثل كول سنتر.
ضوابط العمل في مراكز الاتصالات
- تم تحديد بعض الأهداف العامة التي وضعت من قبل مركز الاتصالات التابع لـ وزارة التعليم، وتم تقيدها وفق أنظمة وتوزيع تابع للجهات المتعددة التابعة للوزارة بالداخل والخارج، وتعددت المهام على حسب التالي:
- تتم عملية الأرشفة للمستندات الهامة والمتعددة، ضمانًا للتوثيق الكامل لها داخلي وخارجي بالشكل المناسب، حيث يتم تسهيل الوصول إليها عند الاحتياج لها
- من أجل الحفاظ على هذه الملفات والمستندات من ضياعها يتم ذلك إلكترونيًا وورقيًا
- يتم من خلالها تحويل هذا المخزون الورقي إلى إلكتروني لسهولة الوصول إليه
- يتم عمل الإجراءات اللازمة اتباعًا للنظام وفق جميع اللوائح والأنظمة التي تم اعتمادها حسب الوزارة التابعة لمركز الاتصالات.
معايير العمل في مراكز الاتصالات
- تم عمل الإدارة اللازمة الخاصة بالوزارة داخليًا وخارجيًا
- يتم التسجيل التام لمعظم التعاملات التي ترد للإدارة وقطاع الوزارة
- يتم التفعيل الخاص بالمراسلات الواردة إلكترونيًا
- يتم متابعة المؤشرات الخاصة بواردات الاتصال الداخلي والخارجي
- يتم الإجابة على الاستفسارات المختلفة وجميع التساؤلات المتعلقة بالوارد الخاص بالمراسلات.
صادر المراسلات للاتصالات
- يتم الإدارة لجميع المراسلات الصادرة للوزارة بالداخل والخارج
- يتم التفعيل إلكترونيًا لهذه المراسلات
- يتم إبلاغ الموظف الخاص بوزارة التعليم بالمحتوى الذي يهم الطلاب
- تقوم على المتابعة للمؤشرات الخاصة بعمليات التصدير داخليًا وخارجيًا
- يتم التنسيق مع إدارة الاتصالات الداخلية للوزارة على حسب اختصاصها
- يتم الإجابة على الاستفسارات المتعددة والتساؤلات الخاصة بهذه المراسلات
ختامًا ضوابط العمل في مراكز الاتصالات لابد أن تسير وفق نظام وقواعد، حيث أن هذا المركز يُعتبر هو الحلقة التي تصل بين مقدم الخدمة والعميل على حسب نوع الخدمة التي يبحث عنها، ويقوم على تشغيله شركة دعم للتعامل معهم والإجابة عن كافة الاستفسارات الخاصة بالوزارة، ويعتمد أيضًا على إرسال إلكتروني أو الفاكس أو الدردشة.